Back Office Assistant

Over Huvepharma

Huvepharma is een snel groeiend wereldwijd farmaceutisch bedrijf met focus op de ontwikkeling, productie en marketing van producten voor de gezondheid van mens en dier. Het hoofdkantoor is gevestigd in Sofia, Bulgarije. Ons kantoor in Berchem is de spil voor onze wereldwijde marketing- en salesactiviteiten in meer dan 90 landen op 6 continenten.

Jouw rol

Als Back Office Assistant ben jij een echte spilfiguur in onze organisatie. Je zorgt ervoor dat het kantoor vlot draait en ondersteunt de Office Manager en HR Officer met administratieve, organisatorische en coördinerende taken. Je houdt van afwisseling, werkt gestructureerd en haalt voldoening uit het ontzorgen van collega's. 

Jouw verantwoordelijkheden

Office Management & Facility

• Onthaal van bezoekers en begeleiding naar vergaderruimtes
• Dagelijkse kantoorwerking: bestellingen, kantoorbenodigdheden, vergaderbeheer
• Behandeling van inkomende/uitgaande post, leveringen en koerierdiensten
• Opmaken van proforma's en administratieve documentent voor zendingen
• Communicatie met gebouwbeheerder en leveranciers (facility, nutsvoorzieningen)
• Back-up voor Customer Service bij telefonische oproepen
• Opstellen van uitnodigingsbrieven en reisdocumenten

IT & Digital Workplace

• Eerste aanspreekpunt voor IT-vragen en dispatching naar partners
• Beheer van IT-hardware en telefonie (bestellingen, herstellingen, opvolging)
• IT-onboarding van nieuwe collega's (toegangen, tools, standaardsoftware)

Marketing, Sales & Management

• Logistieke en administratieve ondersteuning bij marketinginitiatieven en klantenevents
• Voorraadbeheer van marketingmaterialen inclusief opzet retentiebeleid
• Ondersteuning bij tools zoals Smartsales

HR-ondersteuning

• Administratieve ondersteuning bij onboarding en offboarding van medewerkers
• Beheer van personeelsgegevens en HR-tools
• Opvolging wagenpark: boetes, leaseopvolging, leveranciers en facturatie
• Ondersteuning bij opleidingen, personeelevents en interne initiatieven

Administratieve & Financiele Ondersteuning

• Administratieve voorbereiding en opvolging van bestellingen
• Controle van leveranciersfacturen
• Klassement en archivering

Overige

• Boeken van hotels, transport en restaurants
• Ondersteurning bij de organisatie van teambuildingevents
• Administratieve ondersteuning van directors en productmanagers

Jouw profiel

• Bachelor of gelijkwaardige ervaring in administratie, backoffice of office management
• Bij voorkeur enkele jaren ervaring in een veelzijdige ondersteunende rol
• Vlotte communicatie in Nederlands en Engels; andere talen zijn een plus
• Administratief sterk, nauwkeurig en gestructureerd
• Bereid om op termijn de lead te nemen in bepaalde projecten
• Gemakkelijk schakelen tussen taken en prioriteiten
• Discreet, servicegericht en proactief
• Comfortabel in een internationale en dynamische omgeving
• Goede digitale affiniteit: MS Office (Outlook, Excel, Word, Teams, SharePoint)

Wat bieden wij?

• Tijdelijk contract (vervanging moederschapsverlof) met optie tot vast contract
• Aantrekkelijk salaris met extralegale voordelen: maaltijdcheques, groeps- en hospitalisatieverzekering
• Gevarieerde functie met veel afwisseling en verantwoordelijkheid
• Aangename werkomgeving in Berchem, vlot bereikbaar met openbaar vervoer en parking
• Internationale, professionele en collegiale werksfeer

How to apply

If joining a dynamic and changing company appeals to you, please send us your CV using the form below. Ensure your CV contains only information relevant to your academic and professional background, avoiding sensitive personal data. 

All applications will be considered with complete confidentiality. Only short-listed applicants will be contacted.

The personal data provided by you will be processed in strict confidence with applicable legislation in this regard.